Modul Kearsipan 1 Program Keahlian Administrasi Perkantoran
Hakekat Kearsipan
A. DESKRIPSI
Kegiatan belajar mata pelajaran kearsipan bagi kelas X semester 1 dalam bahan ajar ini membahas tentang hakekat arsip yang meliputi pengertian arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dan kliping serta asas-asas pengelolaannya, syarat petugas, peraturan perundang-undangan yang berlaku, fungsi dalam organisasi, rangkuman, dan disertai dengan tugas, tes formatif, kunci jawaban, lembar kerja peserta didik.
B. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari materi pembelajaran ini, peserta didik diharapkan
mampu:
1. Mengidentifikasi pengertian arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dan kliping.
2. Menguraikan pengertian arsip menurut para pakar
3. Mendiskusikan pengertian arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dan kliping.
4. Menunjukkan jenis arsip, dokumen, dokumentasi, pustaka, warkat dan kliping.
5. Membandingkan perbedaan dan persamaan arsip, dokumen dan pustaka. 6. Menerapkan pembuatan kliping.
C. URAIAN MATERI
1. Pengertian Arsip
Dalam kehidupan sehari-hari dikenal istilah arsip, dokumen, pustaka, warkat dan kliping. Istilah-istilah tersebut mempunyai pengertian sebagai berikut :
a. Arsip. Pengertiannya dapat dilihat dari 2 (dua) segi, yaitu :
1) Segi Bahasa
Secara etimologi istilah arsip berasal dari bahasa yunani “Arche” yang berarti “permulaan”, kemudian dari kata menjadi “arche” berkembang menjadi kata “Ta Archia” yang berarti catatan, selanjutnya berubah lagi menjadi “Archeon” yang berarti “Gedung Pemerintahan”, dan kemudian dalam bahasa latinnya berbunyi “Archivium”. (Pengantar Kearsipan Sebagai Sistem, Arsip Nasional RI, hal 2)
2) Pendapat Para Ahli
rsiparis Belanda, S. Muller (1848-1922), J.A. Feith (1858-1913) dan R. Fruin (1857-1955) dalam bukunya yang berjudul Handleiding Voorhet Ordenen en Beschrijven van Archiven diterbitkan tahun 1898 yang kemudian diterjemahkan dalam bahasa Inggris oleh arsiparis Amerika (Arthur H. Leavitt) dengan judul Manual for Arrangement and Description of Archives (1940). Kata ”Archief” diartikan segenap dokumen tertulis, gambar dan bahan cetakan yang secara resmi diterima atau dihasilkan oleh suatu badan administratif atau oleh salah seorang pejabatnya dan sebegitu jauh dokumen-dokumen ini dimaksudkan untuk tetap berada dalam pemeliharaan badan-badan atau pejabat yang bersangkutan. selanjutnya Sir Hilary Jenkinson dalam bukunya A Manual of Orchives Administration (Oxford 1922), Archives diartikan sebagai dokumen yang disusun atau digunakan selama transaksi administratif dan eksekutif (pemerintah ataupun swasta) yang membentuk sebagian, dan kemudian dipelihara di tempat pemeliharaan guna informasi mereka oleh orang-orang yang bertanggung jawab atas transaksi itu dan penggantinya yang sah. rsiparis Italia, Eugenio Casanova (1867-1951) dalam bukunya Archivistica (Seina 1928) Arsip sebagai penambahan secara tertib dokumen-dokumen yang diciptakan selama kegiatannya oleh suatu lembaga atau perorangan, dan dipelihara untuk pelaksanaan tujuan politik, hukum, atau budaya oleh lembaga perorangan tersebut rsiparis Jerman, Adolf Brenneke (1875-1946) dalam bukunya Arshivkunde (Leipzig 1953), Arsip sebagai segala kertas-kertas dan dokumen-dokumen yang tumbuh dari kegiatan legal atau niaga dari suatu badan atau badan hukum yang dimaksudkan untuk pemeliharaan kekal di tempat tertentu sebagai sumber-sumber dan bukti masa lampau. rof. Prajudi Atmosudirdjo membedakan istilah file dan records walau dalam bahasa Indonesianya diartikan arsip. File berarti: Wadah, tempat, map, ordner, doos, kotak, almari kabinet, dan sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, dan bahan- bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, daftar, dokumen, dan peta. enurut The Liang Gie, Dalam bukunya “Administrasi Perkantoran”, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, berencana dan mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat- warkat penting mengenai kemajuan organisasi. Menurut UU No. 7 tahun 1971 tentang ketentuan pokok kearsipan pasal 1 yang dimaksud arsip dalam undang-undang ini adalah :
1) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan
2) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Dari pendapat yang telah dipaparkan menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen (yang merekam informasi) baik yang berbentuk tunggal maupun kelompok (berjilid) dan dokumen tersebut merupakan hasil dari kegiatan suatu lembaga atau kantor baik pemerintah maupun swasta dan digunakan sebagai rujukan dan bukti sejarah masa lampau. Kemudian dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dari peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, dapat disimpulkan bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen berbentuk kertas yang tunggal maupun kelompok (berjilid) tapi arsip juga berupa rekaman informasi dalam berbagai media sesuai dengan perkembangan zaman, contoh dari arsip tersebut dapat berupa kaset, CD/DVD, atau media lainnya sesuai dengan perkembangan zamannya. Dan untuk penyerahan arsip itu sendiri tidak harus dari suatu badan atau organisasi baik pemerintah maupun swasta tapi bisa juga dari perorangan. Di dalam bahasa Indonesia dikenal juga kata “arsip” “file” dan “Record” yang banyak digunakan dalam kegiatan administrasi sehari-hari. Masing- masing mempunyai pengertian sebagai berikut :
1. File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif jadi masih secara langsung di gunakan.
2. Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi dan diserahkan penyimpanannya ke unit kearsipan pada unit kearsipan pada instansi bersangkutan. Arsip in aktif ini sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari.
3. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI pusat atau daerah. Jadi jelasnya bahwa arsip statis adalah arsip-arsip yang tidak secara langsung digunakan dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang. Hal yang paling utama dari definisi arsip yang dikemukakan oleh para ahli adalah:
Pertama arsip harus merupakan bukti (evidence) dari suatu kejadian, tetapi bukti tersebut merupakan bukti dari lebih satu orang. Dengan kata lain, suatu arsip harus berisi data yang mempunyai arti sosial.
Kedua, arsip harus disimpan didalam bentuk yang nyata. Tiga media arsip secara umum terdiri dari kertas (paper), film dan (magnetic media). Arsip berbasis kertas merupakan data, gambar atau teks yang disimpan pada sesuatu yang terkomposisi secara kimiawi tanpa melihat ukuran, warna atau berat kertas. (F.W. Chesire, 1956) Untuk arsip media magnetic merupakan data, gambar atau teks yang disimpan dan ditemukan kembali melalui penulisan kode secara magnetik dan khusus berkaitan dengan komputer.
Ketiga, arsip harus dapat ditemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapat dibedakan dengan non arsip (non record), karena non arsip merupakan keseluruhan informasi dalam bentuk yang tidak nyata. Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip ini dalam kondisi lingkungan tertentu dapat menjadi arsip. Dari hal tersebut di atas secara umum Arsip dapat didefinisikan sebagai rekaman informasi dari aktivitas dan kegiatan suatu organisasi. Rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan suatu organisasi. Kesadaran mengenai pentingnya arsip diketahui seluruh pihak dalam organisasi baik dari lini atasan hingga bawahan. Apa yang akan terjadi apabila dalam suatu organisasi tidak ada perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.
Arsip dapat dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu arsip aktif dan inaktif. Untuk kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat tempat bekerja hal ini akan memudahkan penggunaannya selain itu penyimpanan arsip harus berdasarkan prinsip kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi.
Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka disimpan ditempat yang mudah untuk diambil.
Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai diproses dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya diserahkan pada unit kearsipan dalam organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikan karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut. Untuk melakukan penyimpanan arsip maupun data dalam organisasi akan diperlukan sebuah kerangka system disentralisasi atau sentralisasi. Secara teoritis, bahwa setiap organisasi akan menghasilkan arsip. Arsip yang tercipta akan membutuhkan pengelolaan, maka diperlukan sistem dan organisasi kearsipan. Setiap organisasi atau instansi sudah seharusnya terbentuk secara alamiah apa yang disebut sebagai unit-unit pengolah dan unit kearsipan. Hubungan antara unit kearsipan dan unit-unit pengolah tersebut yang harus diwujudkan untuk saling bersinergi.
Untuk sumber belajar Lengkap Silahkan kalian bisa Download Gratis DISINI
Post a Comment